HEV Kundenportal Zum Portal

Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch und bei der Nutzung des Kundenportals portal.hev.de verarbeitet werden.

1. Verantwortlicher

HEV Haus und Eigentum Verwaltung Stuttgart GmbH
Dornierstraße 21, 71706 Markgröningen
Telefon: 07145 93 274 10 · E-Mail: info@hev.de

2. Aufruf der Seiten

Beim Aufruf des Portals verarbeitet unser Server technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp), um die Seiten auszuliefern und die Sicherheit des Systems zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb). Server-Protokolle werden nur so lange gespeichert, wie es für Betrieb und Sicherheit erforderlich ist, und danach gelöscht.

3. Cookies

Das Portal verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies und vergleichbare Speichertechniken: für die Anmeldung, die Sitzung und die Sicherheit (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies — deshalb sehen Sie auch kein Cookie-Banner.

4. Anmeldung

Die Anmeldung erfolgt mit Ihrer E-Mail-Adresse oder Mobilfunknummer und einem Einmalcode. Der Code wird Ihnen per E-Mail oder SMS zugestellt; für den SMS-Versand nutzen wir einen deutschen Dienstleister (seven communications GmbH & Co. KG, Kiel) als Auftragsverarbeiter. Die Anmeldedaten verarbeiten wir zur Bereitstellung des Portals im Rahmen des Verwaltungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Der Anmeldedienst wird von uns selbst betrieben.

5. Nutzung des Portals

Im Portal sehen Sie Ihre Stammdaten, Ihre Gebäude und Einheiten, Dokumente Ihrer Verwaltung sowie Ihre Vorgänge. Diese Daten stammen aus unserem Verwaltungssystem und werden zur Erfüllung des Verwaltervertrags bzw. im Rahmen des Miet- oder Eigentumsverhältnisses verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ein Teil dieser Daten wurde nicht bei Ihnen selbst erhoben, sondern stammt z. B. vom Eigentümer, aus dem Verwaltungsbestand oder von Messdienstleistern (Art. 14 DSGVO).

Wenn Sie einen Schaden oder ein Anliegen melden, geben wir die dafür erforderlichen Angaben (z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, Schadensbeschreibung, Terminwunsch) an die beauftragten Handwerker und Dienstleister weiter (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Von Eigentümern angelegte Nutzer

Eigentümer können im Portal weiteren Personen Zugriff geben (z. B. Mieter, Verwalter der Einheit oder Bevollmächtigte). Wurde Ihnen so ein Zugang eingerichtet, haben wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse bzw. Mobilnummer und ggf. Ihre Adresse von Ihrem Eigentümer erhalten (Art. 14 DSGVO). Wir verwenden diese Daten, um Ihnen den Portal-Zugang bereitzustellen und Ihre Anliegen rund um die Einheit zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der effizienten Bearbeitung von Anliegen zur verwalteten Einheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie bei Meldungen die Durchführung des Verwaltervertrags. Der Eigentümer kann den Zugang jederzeit entziehen; Ihre Daten werden dann gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflichten aus bereits gemeldeten Vorgängen bestehen. Ihre Rechte aus Abschnitt 9 gelten uneingeschränkt auch für Sie.

6. KI-Assistent und Chat

Der Chat im Portal wird von einem KI-Assistenten beantwortet; darauf weisen wir vor der ersten Interaktion hin. Zur Beantwortung werden Ihre Chat-Nachrichten und die dazu nötigen Verwaltungsdaten an unseren KI-Dienstleister Anthropic übermittelt und dort verarbeitet. Grundlage der Übermittlung in die USA sind die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); die Eingaben werden vertragsgemäß nicht zum Training der KI-Modelle verwendet.

Chat-Verläufe speichern wir, um Anfragen zu bearbeiten und die Qualität der Antworten zu prüfen und zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Der KI-Assistent trifft keine automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO — über Ihre Anliegen entscheiden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung.

7. Empfänger

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten es verlangen: Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher und Abschlüsse 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB), die Beschluss-Sammlung dauerhaft (§ 24 Abs. 7 WEG). Chat-Verläufe löschen wir spätestens nach 24 Monaten.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

10. Freiwilligkeit

Die Nutzung des Portals ist freiwillig. Alle Anliegen können Sie weiterhin telefonisch oder per E-Mail an die Verwaltung richten; ohne Portalnutzung entstehen Ihnen keine Nachteile im Verwaltungsverhältnis.

Stand: 15. August 2026